Quali sono gli elementi fondamentali per organizzare un roadshow di successo? Riuscire a far combaciare tutto, non è un processo rapido e semplice se non si ha la giusta esperienza nel settore.

Nessun aspetto deve essere lasciato al caso e la pianificazione del tour è il perno centrale di tutto: ogni cosa deve essere meticolosamente analizzata e studiata al fine di ottimizzare sia il budget sia il rendimento.

Il planning richiede creatività, impegno, doti gestionali… e tanta passione! Tutto questo si ritrova all’interno di un’agenzia che si occupa di organizzazione e comunicazione negli eventi.

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Presa del brief e brainstorming

Ogni anno, partecipiamo a numerose gare per diversi clienti; una volta ricevuto il brief dal cliente, iniziamo a creare la squadra di lavoro per il progetto e a fare brainstorming.

Durante il processo creativo in un’agenzia di eventi, tutti partecipano attivamente per buttar giù il maggior numero di idee, che rientrino nei parametri richiesti dal brief ma che si spingano anche oltre, per cercare sempre qualcosa di nuovo e originale da proporre al cliente.

Durante il brief è importante selezionare le informazioni principali, pensando già a cosa servirà allo sviluppo del progetto e cosa no. Il brainstorming è infatti il primo passo nella fase di esplorazione di un nuovo progetto, quindi è importante essere aperti a tutte le idee e possibilità.

Sviluppo del concept e dell’idea creativa

Sviluppiamo quindi un concept ad hoc per il cliente, e iniziamo a dare vita alle idee emerse in fase di brainstorming.

Ogni cosa che viene pensata e realizzata deve rispecchiare l’essenza del brand e l’immagine che quest’ultimo vuole comunicare alle persone che parteciperanno all’evento.

Produzione e Logistica nei tour itineranti

La fase di produzione rappresenta un fattore essenziale nell’organizzazione e gestione di qualsiasi evento e viene seguita dal nostro ufficio produzioni dall’inizio alla fine.

L’ufficio produzioni contatta vari fornitori e richiede diverse quotazioni per tutto il materiale necessario alla realizzazione dell’evento al fine di trovare il prezzo più vantaggioso.

Nella gestione di un tour e dell’intera comunicazione negli eventi, fondamentale è la figura del project manager, al quale viene affidata tutta la parte della logistica. Il PM gestisce e controlla il flusso dell’intero tour: è la figura che monitora le possibili richieste, la gestione del magazzino e le richieste per nuovi ordini.

Si occupa della gestione del budget e inoltre compila periodicamente una serie di report per il cliente, in modo da tenerlo costantemente aggiornato su ogni cosa.

Ricerca risorse

L’ufficio risorse umane nel mondo degli eventi, rappresenta un elemento fondamentale per l’organizzazione di un tour. Per la riuscita di un evento di successo è cruciale la selezione del personale che vi lavorerà.

Le persone coinvolte devono, prima di tutto, rispecchiare i requisiti forniti dal cliente: sarà poi compito della sezione HR trovare risorse all’altezza dell’evento che si sta progettando.

In generale, la scelta ricade su persone con esperienza, di aspetto curato, che sappiano rapportarsi con il pubblico e che, soprattutto, siano sempre gentili e disponibili.

Infatti il tour viene portato avanti dai Tour Leader, che solitamente vengono suddivisi per area (in accordo col cliente) in modo da essere ognuno autonomo e indipendente, sempre sotto la supervisione del PM e della sua squadra di lavoro.

Valutazione

Una volta terminato il tour, si entra nella fase di valutazione post evento.

È molto importante che durante il tour vengano raccolti il maggior numero di dati. Quest’ultimi serviranno in seguito durante il momento del reporting.

Inoltre, i dati saranno di aiuto quando si dovranno tirare le somme e quando si controlleranno i KPI prefissati prima del tour insieme al cliente.

Insomma, dalla creatività alla produzione, dalla logistica alla reportistica, ecco gli elementi fondamentali per organizziare un roadshow di successo in Just People…

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